Automatisierung  -  Zeiteinsparung 

Wir präsentieren Ihnen SEPI° - die einfache und flexible Serviceauftragsverwaltung für Klein- und Kleinstunternehmen.


Was ist SEPI°

SEPI° ist eine Serviceauftragsverwaltung. Es verarbeitet Ihren Serviceauftrag - einfach und übersichtlich.

Alle Informationen an einem Punkt

Im Serviceauftrag vereinigen sich die Informationen aus dem 

  • Objektstamm (Geräte, Anlagen, Projekte, etc.)
  • Objekt-Standort
  • Objekt-Besitzers
  • Auftraggebers
  • Rechnungsempfängers.

 

Individualisierter Prozess

Die Geschäftsprozesse werden individuell für Sie und Ihr Unternehmen zusammengestellt und bilden das Kernstück in der täglichen Arbeit.

Über die Geschäftsprozessen arbeiten Sie systematisch und übersichtlich. Sie werden direkt zu den benötigten Informationen zum Prozessschritt geführt - einfach und effizient.

Adressen

Verwalten aller Adressen in der Firma inkl. Lieferanten, Hersteller und Standort- und Rechnungs-Adressen der Geräte. 

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Die Adressverwaltung beinhaltet nebst den üblichen Angaben auch Zusatzinformationen zu Routenplanung, Lieferanten und Kundenabmachungen, bietet eine Übersicht über alle Serviceaufträge, alle Geräte etc. der einzelnen Adresse.

Serviceaufträge 

 Erfassen und Verwalten von Serviceaufträgen.

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Sie erfassen alle Informationen des vorliegenden Falls in einer Übersicht. Alle Daten des Geräts, des Standorts, etc. werden automatisch angezeigt.
Über den Fortschritts-Status haben sie jederzeit den Überblick über Ihre offenen Serviceaufträge. Sie sehen, was zu tun ist, wo ein Engpass besteht und wo Sie eingreifen müssen.

Rapportieren 

  Mobiles Rapportieren inkl. Unterschrift und offline Funktion.

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Die Rapportierung ist so weit wie möglich über die Logik des Geschäftsprozesses automatisiert und erstellt Standard-Positionen wie Wegpauschale u.ä. automatisch. Beim Abschluss der Rapportierung haben Sie und der Kunden eine Übersicht über geleistete Tätigkeiten, Material und Kosten. Der Kunde unterschreibt direkt auf Ihrem Mobilgerät.

Objekt-/Gerätestamm

Ausführliches dokumentieren der Objekt-/Gerätedetails, inkl. Hinterlegen von Dokumenten, Bildern und Adressen. 

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Im Objekt-/Gerätestamm hinterlegen Sie alle Informationen, Dokumente und Korrespondenz zu einem Objekt/Gerät. Sie haben unzählige Möglichkeiten im Standard. Und wo der Standard nicht ausreicht stellen wir Ihnen weitere Felder und Möglichkeit zur Verfügung.

Geschäftsprozess

Im Geschäftsprozess werden Ihre Schritte der Auftragserledigung abgebildet und helfen schnell und übersichtlich die anstehenden Tätigkeiten zu erledigen. 

 

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Die Geschäftsprozesse sind individuell auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse eingerichtet. Sie bestimmen die einzelnen Schritte, Entscheidungen und Automatismen - nach Ihren Bedürfnissen.

In der Serviceauftrags-Erledigung bilden die Geschäftsprozesse die zentralen Leitfäden. Entlang dieser Leitfäden werden die Aufträge Schritt für Schritt, strukturiert und methodisch abgearbeitet. Gleichzeitig bietet es Ihnen den perfekten Überblick über alle Ihre Serviceaufträge, deren Fortschritt und die Bearbeitungsdauer.

Durch die Geschäftsprozess-Schritte haben Sie jeweils nur die im Prozessschritt benötigten Felder und Informationen vor sich. Dadurch sind Sie auch vor Ort beim Kunden sehr effizient und sicher unterwegs.

Office Integration

SEPI° basiert auf Microsoft 365 PowerPlattform und ist nahtlos in Ihre Microsoft Office-Welt integriert.

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E-Mails, Termine, etc. werden direkt aus Outlook dem Serviceauftrag zugeordnet, Serviceaufträge können in Word ausgedruckt werden, Listen können in EXCEL ausgewertet werden, Telefonate können mit Teams-Telefonie direkt aus SEPI geführt werden. 

Einkauf

Bestellerfassung mit automatischer Erstellung der entsprechenden Rapportpositionen. Nahtlos verwalten Sie auch ihre Retouren am gleichen Ort und kontrollieren, dass alle Rücksendungen vom Lieferanten gutgeschrieben werden. 

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Die Einkaufsverwaltung hilft Ihnen, Ihre Bestellungen im Überblick zu behalten und ermöglicht Ihnen eine Nachkalkulation der Serviceaufträge.
Sehr erleichternd ist, dass erfasste Bestellungen automatisch eine Rapportposition erstellen können, dadurch entfällt zusätzlicher Aufwand für die Erfassung der Teile vor Ort.

Nachkalkulation

Aufwand und Ertrag werden direkt auf jedem Serviceauftrag nachgerechnet. Sie sehen direkt auf dem Serviceauftrag die Rentabilität.

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Der Verkaufspreis auf dem Serviceauftrag und der Einkaufspreis aus dem Einkaufs-Modul ermöglichen eine Nachkalkulation Ihrer Aufträge. Dabei können Sie die Rentabilität nach verschiedenen Kriterien ausrechnen z.B:

  • Auftrag
  • Kunde
  • Standort
  • Gerät
  • Hersteller
  • Lieferant
  • uvm.

Direktfakturierung

Die von Ihnen abgeschlossenen Serviceaufträge werden direkt an Ihre Fakturierungs-Software übergeben und die Rechnung wird automatisch erstellt.

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Wir bieten Ihnen eine Standard-Anbindung an BEXIO für die Offerten, Aufträge und Rechnungen. Dadurch können Sie z.B. abgeschlossene Serviceaufträge automatisiert fakturieren. In BEXIO haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung nochmals zu prüfen und schliesslich direkt per E-Mail zu versenden. Die sehr einfache und schnelle Zahlungseingangskontrolle (Debitorenabgleich) und die einfache Übermittlung von Lieferantenrechnungen (Kreditoren) machen es Ihnen sehr leicht einen grossen Teil Ihrer Buchhaltung selber zu erledigen - was in der Regel Kosten spart.

Auf Wunsch können wir Ihnen auch die Anbindung an andere Software-Lösungen wie z.B. ABACUS u.ä. anbieten)

Browserbasiert

Unser SEPI° läuft browserbasiert. Das bedeutet für Sie, dass Sie keinen Server oder fixen Rechner bei sich benötigen.

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SEPI° läuft auf allen Betriebssystemen in allen gängigen Browsern wie Google Chrome, Edge, Safari, Firefox, etc. Ebenso läuft SEPI° auf jeglicher Art von Gerät PC, Tablet oder Handy genau gleich.

Als browserbasierte Software bietet SEPI° Ihnen den grossen Vorteil, dass Sie keine Abhängigkeit von spezifischen Geräten mehr haben. Sie Arbeiten unabhängig vom Ort immer in Ihrer eigenen, gesicherten Umgebung.
Da Sie keine Infrastruktur benötigen, reduzieren sich Ihre Kosten für Hardware und Unterhalt auf ein Minimum.